La family office: gobernanza, la política de inversión, programas para la siguiente generación y la propia sucesión de la oficina

• Hay alrededor de 8,000 single-family offices en todo el mundo, que gestionan unos US$3 trillion, y Deloitte espera que haya más de 10,000 para 2030; una single-family office suele tener sentido por encima de unos US$100 million de activos invertibles, y las multi-family offices atienden a familias desde una décima parte de esa cifra.

• Singapore tenía más de 2,000 single-family offices bajo sus regímenes de incentivo 13O y 13U a finales de 2024, frente a unas 400 en 2020.

• Las encuestas de Campden Wealth muestran que menos de la mitad de las family offices tienen un plan de sucesión escrito para la propia oficina, y que la mayoría de las oficinas se reestructuran, se fusionan o se cierran en pocos años tras la muerte o jubilación del principal fundador.

Gestiona los asuntos de la familia como una institución: inversiones, impuestos, asuntos legales, informes, filantropía, propiedades, personal y, cada vez más, la propia gobernanza de la familia. La oficina existe porque, a partir de cierto tamaño, los asesores de la familia dejan de coordinarse por sí solos y una persona, normalmente el principal, se convierte en el coordinador. La oficina es ese trabajo, convertido en una organización que puede sobrevivirle.

Una single-family office atiende a una sola familia y cuesta lo que cuesta una pequeña empresa: un director general, un director de inversiones, contables, un responsable de servicios familiares y un coste anual de funcionamiento de US$1 million a US$3 million en el tramo más pequeño, aproximadamente un por ciento de los activos. Una multi-family office reparte el coste entre varias familias y empieza mucho más abajo, con diez a veinte million en activos invertibles, a cambio de menos control y una comisión de 0.5% a 1%. Una oficina virtual es una versión externalizada, un asesor principal que coordina especialistas, y es donde deberían empezar la mayoría de las familias con menos de US$100 million. La prueba no es el número, sino cuántas decisiones a la semana recaen en el principal y cuántas de ellas son la misma decisión que la oficina de al lado ya tomó.

Tres órganos, mantenidos separados. El consejo familiar gobierna a la familia: membresía, valores, educación, filantropía, conflictos. El consejo de administración gobierna la empresa o la oficina. La oficina gestiona el dinero conforme a una declaración de política de inversión que el consejo ha aprobado. La constitución familiar es el documento que dice qué órgano decide qué, y cómo cambia la propia constitución. Las familias que no la tienen lo gestionan todo a través del principal, lo que funciona exactamente mientras el principal exista. Writing a family constitution tiene las diez cláusulas.

Objetivos, horizonte temporal, riesgo, asignación, restricciones, derechos de decisión y cómo se juzga el rendimiento: el criterio de inversión de la familia puesto por escrito para que sobreviva a un cambio de asesor o de principal. La asignación típica de una family office en el UBS Global Family Office Report es, aproximadamente, entre una cuarta parte y un tercio en renta variable cotizada, una quinta parte en capital privado y venture capital, entre una décima parte y una quinta parte en bienes inmuebles, y el resto en renta fija, hedge funds y efectivo; la cifra que más importa es la norma de liquidez, cuánto debe estar disponible dentro de un año, porque es la regla que el siguiente principal probará primero. La declaración es el único documento de la mayoría de las oficinas que trata realmente sobre el juicio, y solo sobre el juicio respecto al dinero.

Personal, sistemas, custodia, auditoría y los asesores que la oficina coordina en lugar de sustituir. Una oficina bien gestionada amortiza su coste de tres formas: decisiones fiscales y estructurales tomadas una sola vez en lugar de por cada asesor por separado; acceso a inversiones y negociación de comisiones a escala; y el tiempo de la familia, que es el recurso del que realmente carece el principal. Una oficina que solo hace lo tercero es un servicio de conserjería; una oficina que solo hace los dos primeros es un gestor de activos; las que perduran hacen los tres y añaden el cuarto, que es la gobernanza.

Programas de formación, aprendizajes en la oficina, el junior board, un presupuesto para la fundación y rotación por el consejo familiar. Lo que funciona es una responsabilidad real con consecuencias reales, desde temprano: una parte de cartera con un presupuesto y un informe al consejo, una propiedad que gestionar, un comité de subvenciones que presidir. Lo que no funciona es el retiro anual con un ponente y una presentación sobre valores.

Toda oficina tiene un plan de sucesión para los activos de la familia y casi ninguna tiene uno para sí misma. El director general fue contratado por el principal y responde ante el principal; el director de inversiones gestiona la cartera que el principal estableció; el personal conoce las preferencias del principal y nadie las escribió. Cuando el principal desaparece, la segunda generación hereda una institución construida alrededor de una persona que ya no está, y las encuestas muestran lo que sucede después: la oficina se reestructura, se integra en una multi-family office o se cierra, a menudo en un plazo de tres años. Los planes que sobreviven nombran pronto al siguiente principal, le dan la oficina para dirigirla mientras aún se puede consultar al fundador, hacen que la línea de reporte del director general vaya al consejo y no a la persona, y separan la gobernanza de la oficina de la presencia del fundador.

Una oficina es una memoria: conoce cada participación, cada estructura, la documentación de cada decisión. No sabe cómo decidió el principal, lo que ella nunca haría ni lo que diría al nieto que quiere vender la empresa. Ese juicio es lo que la familia pedirá a la oficina el lunes siguiente, y la oficina tendrá los expedientes. Puede registrarse, en las propias palabras del principal, mientras esté aquí, y entregarse intacto a la oficina bajo Executor Lock™ cuando llegue el momento que ella elija.

Singapur, Suiza, Dubái y varios estados de EE. UU. compiten por oficinas con incentivos, normas de residencia y privacidad. Where to base a family office los compara.