המשרד המשפחתי: ממשל, מדיניות ההשקעות, תוכניות לדור הבא, והירושה של המשרד עצמו

• ישנם כ-8,000 משרדים משפחתיים של משפחה אחת ברחבי העולם, המנהלים כ-3 טריליון דולר אמריקאי, ו-Deloitte צופה יותר מ-10,000 עד 2030; משרד משפחתי של משפחה אחת בדרך כלל הגיוני מעל כ-100 מיליון דולר אמריקאי בנכסים להשקעה, ומשרדים משפחתיים רב-משפחתיים משרתים משפחות מסכום שהוא עשירית מזה.

• בסינגפור היו יותר מ-2,000 משרדים משפחתיים של משפחה אחת במסגרת תוכניות התמריץ 13O ו-13U שלה עד סוף 2024, לעומת כ-400 בשנת 2020.

• הסקרים של Campden Wealth מגלים שפחות ממחצית מהמשרדים המשפחתיים מחזיקים תוכנית ירושה כתובה עבור המשרד עצמו, וכי רוב המשרדים עוברים ארגון מחדש, מתמזגים או נסגרים בתוך שנים מעטות ממותו או פרישתו של המייסד הראשי.

הוא מנהל את ענייני המשפחה כמוסד: השקעות, מס, משפט, דיווח, פילנתרופיה, נכסים, עובדים, ויותר ויותר גם את הממשל המשפחתי עצמו. המשרד קיים משום שמעל גודל מסוים היועצים של המשפחה מפסיקים לתאם ביניהם ואדם אחד, בדרך כלל המייסד הראשי, נעשה המתאם. המשרד הוא התפקיד של אותו אדם, שהפך לארגון שיכול להמשיך אחריו.

משרד משפחתי של משפחה אחת משרת משפחה אחת ועולה כמו חברה קטנה: מנכ"ל, מנהל השקעות ראשי, רואי חשבון, מוביל שירותי משפחה, ועלות תפעול של 1 מיליון דולר אמריקאי עד 3 מיליון דולר אמריקאי בשנה בקצה הקטן, בערך אחוז אחד מהנכסים. משרד רב-משפחתי מפזר את העלות בין משפחות ומתחיל הרבה יותר נמוך, בעשרה עד עשרים מיליון בנכסים להשקעה, במחיר של פחות שליטה ועמלה של 0.5% עד 1%. משרד וירטואלי הוא גרסה במיקור חוץ, יועץ מוביל המתאם מומחים, והוא המקום שבו רוב המשפחות מתחת ל-100 מיליון דולר אמריקאי צריכות להתחיל. המבחן אינו המספר, אלא כמה החלטות בשבוע נוחתות על המייסד הראשי וכמה מהן הן אותה החלטה שהמשרד הסמוך כבר קיבל.

שלושה גופים, מופרדים זה מזה. מועצת המשפחה מנהלת את המשפחה: חברות, ערכים, חינוך, פילנתרופיה, סכסוכים. הדירקטוריון מנהל את העסק או את המשרד. המשרד מנהל את הכסף לפי הצהרת מדיניות השקעה שהמועצה אישרה. החוקה המשפחתית היא המסמך שקובע איזה גוף מחליט מה, וכיצד החוקה עצמה משתנה. משפחות שאין להן חוקה מנהלות הכול דרך המייסד הראשי, וזה עובד בדיוק כל עוד המייסד הראשי קיים. כתיבת חוקה משפחתית כוללת עשרה סעיפים.

יעדים, אופק זמן, סיכון, הקצאה, מגבלות, זכויות החלטה, וכיצד מודדים ביצועים: שיקול ההשקעה של המשפחה, כתוב כך שיישאר גם לאחר שינוי יועץ או מייסד ראשי. ההקצאה הטיפוסית במשרד משפחתי לפי UBS Global Family Office Report היא בערך רבע עד שליש במניות נסחרות, חמישית בהון פרטי וון-צ'ר, עשירית עד חמישית בנדל"ן, והיתרה באג"ח, קרנות גידור ומזומן; הנתון החשוב יותר הוא כלל הנזילות, כמה חייב להיות זמין בתוך שנה, משום שזה הכלל שהמייסד הבא יבדוק ראשון. ההצהרה היא המסמך היחיד ברוב המשרדים שבאמת עוסק בשיקול דעת, והיא עוסקת בשיקול הדעת של הכסף בלבד.

צוות, מערכות, משמורת, ביקורת, והיועצים שהמשרד מתאם ולא מחליף. משרד מנוהל היטב מצדיק את עלותו בשלוש דרכים: החלטות מס ומבנה שמתקבלות פעם אחת במקום על ידי כל יועץ בנפרד; גישה להשקעות וניהול משא ומתן על עמלות בהיקף גדול; וזמן המשפחה, שהוא המשאב שלמייסד הראשי באמת חסר. משרד שעושה רק את השלישית הוא קונסיירז'; משרד שעושה רק את השתיים הראשונות הוא מנהל נכסים; אלה שמחזיקים מעמד עושים את שלושתן ומוסיפים את הרביעית, שהיא ממשל.

תוכניות חינוך, התמחות במשרד, מועצת צעירים, תקציב לקרן, ורוטציה דרך מועצת המשפחה. מה שעובד הוא אחריות אמיתית עם השלכות אמיתיות, מוקדם: חלק מתיק השקעות עם תקציב ודוח למועצה, נכס לנהל, ועדת מענקים לנהל בראשה. מה שלא עובד הוא הריטריט השנתי עם מרצה ושקופית על ערכים.

לכל משרד יש תוכנית ירושה לנכסי המשפחה וכמעט לאף אחד אין אחת עבור עצמו. המנכ"ל נשכר בידי המייסד הראשי ומדווח לו; מנהל ההשקעות הראשי מנהל את התיק שהמייסד הראשי קבע; הצוות מכיר את העדפות המייסד הראשי ואף אחד לא כתב אותן. כאשר המייסד הראשי הולך, הדור השני יורש מוסד שנבנה סביב אדם שכבר אינו שם, והסקרים מראים מה קורה אחר כך: המשרד עובר ארגון מחדש, מתמזג לתוך משרד רב-משפחתי, או נסגר, לעיתים בתוך שלוש שנים. התוכניות ששורדות מציינות מוקדם את המייסד הבא, נותנות לו את המשרד לנהל בעוד שאפשר עדיין לשאול את המייסד, מעבירות את קו הדיווח של המנכ"ל לדירקטוריון ולא לאדם, ומפרידות בין הממשל של המשרד לבין נוכחותו של המייסד.

משרד הוא זיכרון: הוא מכיר כל אחזקה, כל מבנה, ואת הניירת של כל החלטה. הוא אינו יודע כיצד המייסד הראשי החליט, מה היא לעולם לא הייתה עושה, או מה היא הייתה אומרת לנכד שרוצה למכור את החברה. שיקול הדעת הזה הוא מה שהמשפחה תבקש מהמשרד ביום שני שאחרי, ולמשרד יהיו התיקים. אפשר לתעד אותו, במילותיו של המייסד הראשי עצמו, בעודו כאן, ולהעביר אותו למשרד בשלמותו תחת Executor Lock™ כאשר הזמן שהיא בוחרת יגיע.

סינגפור, שווייץ, דובאי וכמה מדינות בארה"ב מתחרות על משרדים באמצעות תמריצים, כללי תושבות ופרטיות. היכן להקים משרד משפחתי משווה ביניהן.