Das Family Office: Governance, die Anlagerichtlinie, Programme für die nächste Generation und die eigene Nachfolge des Offices

• Weltweit gibt es rund 8.000 Single-Family-Offices, die etwa US$3 trillion verwalten, und Deloitte erwartet bis 2030 mehr als 10.000, ein Single-Family-Office ist in der Regel ab etwa US$100 million an investierbaren Vermögenswerten sinnvoll, und Multi-Family-Offices betreuen Familien ab einem Zehntel davon.

• Singapur hatte bis Ende 2024 mehr als 2.000 Single-Family-Offices unter seinen Anreizprogrammen 13O und 13U, gegenüber rund 400 im Jahr 2020.

• Erhebungen von Campden Wealth zeigen, dass weniger als die Hälfte der Family Offices einen schriftlichen Nachfolgeplan für das Office selbst hat, und dass die meisten Offices innerhalb weniger Jahre nach dem Tod oder Ruhestand des Gründers umstrukturiert, zusammengelegt oder geschlossen werden.

Es führt die Angelegenheiten der Familie als Institution: Anlagen, Steuern, Recht, Berichterstattung, Philanthropie, Immobilien, Personal und zunehmend die Governance der Familie selbst. Das Office entsteht, weil ab einer bestimmten Größe die Berater der Familie nicht mehr selbst koordiniert werden und eine Person, meist der Principal, zum Koordinator wird. Das Office ist die Aufgabe dieser Person, in eine Organisation verwandelt, die sie überdauern kann.

Ein Single-Family-Office betreut eine Familie und kostet, was ein kleines Unternehmen kostet: einen Chief Executive, einen Chief Investment Officer, Buchhalter, eine Leitung für Family Services und am unteren Ende laufende Kosten von US$1 million bis US$3 million pro Jahr, ungefähr ein Prozent der Vermögenswerte. Ein Multi-Family-Office verteilt die Kosten auf mehrere Familien und beginnt deutlich niedriger, bei zehn bis zwanzig Millionen an investierbaren Vermögenswerten, zu dem Preis von weniger Kontrolle und einer Gebühr von 0,5% bis 1%. Ein virtuelles Office ist eine ausgelagerte Version, ein leitender Berater koordiniert Spezialisten, und dort sollten die meisten Familien unter US$100 million anfangen. Die Frage ist nicht die Zahl, sondern wie viele Entscheidungen pro Woche beim Principal landen und wie viele davon dieselbe Entscheidung sind, die das Office nebenan schon getroffen hat.

Drei Gremien, sauber getrennt. Der Familienrat regelt die Familie: Mitgliedschaft, Werte, Bildung, Philanthropie, Konflikte. Der Vorstand regelt das Unternehmen oder das Office. Das Office verwaltet das Geld auf Grundlage einer vom Rat genehmigten Investment Policy Statement. Die Familienverfassung ist das Dokument, das festlegt, welches Gremium was entscheidet und wie die Verfassung selbst geändert wird. Familien ohne sie steuern alles über den Principal, was genau so lange funktioniert, wie der Principal da ist. Writing a family constitution hat die zehn Klauseln.

Ziele, Zeithorizont, Risiko, Allokation, Einschränkungen, Entscheidungsrechte und wie die Leistung beurteilt wird: das Anlageurteil der Familie, schriftlich festgehalten, damit es den Wechsel des Beraters oder des Principals überdauert. Die typische Allokation eines Family Offices im UBS Global Family Office Report liegt ungefähr bei einem Viertel bis einem Drittel in börsennotierten Aktien, einem Fünftel in Private Equity und Venture, einem Zehntel bis einem Fünftel in Immobilien, der Rest in festverzinslichen Anlagen, Hedgefonds und Cash, die wichtigere Zahl ist die Liquiditätsregel, also wie viel innerhalb eines Jahres verfügbar sein muss, weil das die Regel ist, die der nächste Principal zuerst prüft. Die Statement ist das eine Dokument in den meisten Offices, das tatsächlich von Urteilskraft handelt, und zwar nur von der Urteilskraft des Geldes.

Personal, Systeme, Verwahrung, Prüfung und die Berater, die das Office koordiniert statt ersetzt. Ein gut geführtes Office amortisiert seine Kosten auf drei Arten: Steuer- und Strukturentscheidungen werden einmal getroffen statt von jedem Berater getrennt; Anlagezugang und Gebührenverhandlungen in größerem Maßstab; und die Zeit der Familie, also die Ressource, von der dem Principal tatsächlich zu wenig bleibt. Ein Office, das nur das Dritte macht, ist ein Concierge, ein Office, das nur die ersten beiden macht, ist ein Vermögensverwalter, die, die bleiben, machen alle drei und fügen das vierte hinzu, die Governance.

Bildungsprogramme, Praktika im Office, der Junior Board, ein Stiftungsbudget und Rotationen durch den Familienrat. Was funktioniert, ist echte Verantwortung mit echten Folgen, früh: ein Portfolio-Teil mit Budget und Bericht an den Rat, eine Immobilie, die verwaltet werden muss, ein Förderausschuss, dem man vorsitzt. Was nicht funktioniert, ist der jährliche Rückzug mit einem Vortrag und einer Folie über Werte.

Jedes Office hat einen Nachfolgeplan für das Vermögen der Familie und fast keines einen für sich selbst. Der Chief Executive wurde vom Principal eingestellt und berichtet an den Principal, der Chief Investment Officer verwaltet das Portfolio, das der Principal vorgegeben hat, das Personal kennt die Vorlieben des Principals und niemand hat sie aufgeschrieben. Wenn der Principal geht, erbt die zweite Generation eine Institution, die um eine Person gebaut wurde, die nicht mehr da ist, und die Umfragen zeigen, was dann passiert: Das Office wird umstrukturiert, in ein Multi-Family-Office eingebracht oder geschlossen, oft innerhalb von drei Jahren. Die Pläne, die Bestand haben, benennen den nächsten Principal früh, geben ihm das Office zur Führung, solange der Gründer noch gefragt werden kann, verlagern die Berichtslinie des Chief Executive zum Vorstand statt zur Person und trennen die Governance des Offices von der Anwesenheit des Gründers.

Ein Office ist ein Gedächtnis: Es kennt jede Beteiligung, jede Struktur, jede Unterlage zu jeder Entscheidung. Es weiß nicht, wie der Principal entschieden hat, was sie niemals tun würde oder was sie dem Enkel sagen würde, der die Firma verkaufen will. Genau dieses Urteil wird die Familie am Montag danach vom Office verlangen, und das Office wird die Unterlagen haben. Es kann in den eigenen Worten des Principals festgehalten werden, solange sie hier ist, und beim Zeitpunkt ihrer Wahl unter dem Executor Lock™ unverändert an das Office übergeben werden.

Singapur, die Schweiz, Dubai und mehrere US-Bundesstaaten konkurrieren mit Anreizen, Wohnsitzregeln und Datenschutz um Büros. Wo man ein Family Office ansiedelt vergleicht sie.