Aile ofisi: yönetişim, yatırım politikası, sonraki nesil programları ve ofisin kendi ardıllığı

• Dünya genelinde yaklaşık 8,000 tek aile ofisi vardır, yaklaşık US$3 trilyon yönetmektedirler ve Deloitte 2030'a kadar 10,000'den fazla olmasını beklemektedir, tek aile ofisi genellikle yaklaşık US$100 million yatırım yapılabilir varlığın üzerinde anlamlı olur ve çok aileli ofisler bunun onda birinden başlayan ailelere hizmet verir.

• Singapur'da 2024 sonu itibarıyla 13O ve 13U teşvik düzenleri kapsamında 2,000'den fazla tek aile ofisi vardı, bu sayı 2020'de yaklaşık 400 idi.

• Campden Wealth anketleri, aile ofislerinin yarısından azının ofisin kendisi için yazılı bir ardıllık planına sahip olduğunu ve ofislerin çoğunun kurucu ana kişinin ölümünden veya emekliliğinden sonraki birkaç yıl içinde yeniden yapılandırıldığını, birleştirildiğini ya da kapatıldığını göstermektedir.

Ailenin işlerini bir kurum olarak yürütür: yatırımlar, vergi, hukuk, raporlama, hayırseverlik, gayrimenkul, personel ve giderek ailenin kendi yönetişimi. Ofis, belli bir büyüklüğün üzerinde ailenin danışmanlarının kendi kendini koordine etmeyi bıraktığı ve bir kişinin, genellikle ana kişinin, koordinatör haline geldiği için vardır. Ofis, o kişinin işidir, ondan daha uzun yaşayabilecek bir örgüte dönüştürülmüştür.

Tek aile ofisi tek bir aileye hizmet eder ve küçük bir şirket kadar maliyetlidir: bir genel müdür, bir yatırım direktörü, muhasebeciler, aile hizmetleri sorumlusu ve küçük ölçekte yılda US$1 million ile US$3 million arasında bir işletme maliyeti, yaklaşık varlıkların yüzde biri. Çok aileli ofis maliyeti aileler arasında paylaşır ve daha düşük bir seviyeden, on ila yirmi million yatırım yapılabilir varlıktan başlar, daha az kontrol ve 0.5% ile 1% arasında bir ücret karşılığında. Sanal ofis, dış kaynaklı bir versiyondur, uzmanları koordine eden bir baş danışmandır ve US$100 million altındaki çoğu ailenin başlaması gereken yerdir. Ölçüt sayı değildir, haftada kaç kararın ana kişiye geldiği ve bunların kaçının komşu ofisin zaten verdiğiyle aynı karar olduğudur.

Birbirinden ayrı tutulan üç yapı. Aile konseyi aileyi yönetir: üyelik, değerler, eğitim, hayırseverlik, çatışma. Yönetim kurulu iş veya ofisi yönetir. Ofis, konseyin onayladığı bir yatırım politika belgesi uyarınca parayı yönetir. Aile anayasası, hangi yapının neye karar verdiğini ve anayasanın kendisinin nasıl değişeceğini belirleyen belgedir. Bunu olmayan aileler her şeyi ana kişi üzerinden yürütür, bu da ana kişi var olduğu sürece tam olarak işe yarar. Aile anayasası yazmak on maddeye sahiptir.

Amaçlar, zaman ufku, risk, varlık dağılımı, kısıtlar, karar yetkileri ve performansın nasıl değerlendirildiği: ailenin yatırım yargısının, danışman veya ana kişi değişse de sürmesi için yazılı hali. UBS Global Family Office Report'ta tipik aile ofisi tahsisi, yaklaşık dörtte bir ile üçte biri arasında hisse senetlerinde, beşte bir özel sermaye ve girişimde, onda bir ile beşte bir arasında gayrimenkulde, kalanı sabit getirili menkul kıymetlerde, hedge fonlarda ve nakitte yer alır, daha önemli olan sayı likidite kuralıdır, bir yıl içinde ne kadarının erişilebilir olması gerektiği, çünkü bir sonraki ana kişinin ilk sınayacağı kural odur. Bu belge, çoğu ofiste gerçekte yargıya dair olan tek belgedir ve yalnızca paranın yargısına ilişkindir.

Personel, sistemler, saklama, denetim ve ofisin yerine geçmekten çok koordine ettiği danışmanlar. İyi yönetilen bir ofis maliyetini üç yolla çıkarır: vergi ve yapı kararlarının her danışman tarafından ayrı ayrı değil bir kez verilmesi; yatırım erişimi ve ücret pazarlığının ölçekle yapılması; ve ailenin zamanı, çünkü ana kişinin gerçekte kıt olan kaynak budur. Yalnızca üçüncüyü yapan ofis bir danışma hizmetidir; yalnızca ilk ikisini yapan ofis bir varlık yöneticisidir; uzun süre yaşayanlar üçünü de yapar ve dördüncüyü, yani yönetişimi ekler.

Eğitim programları, ofiste staj, genç kurul, vakıf bütçesi ve aile konseyi içinde dönüşüm. İşe yarayan şey, erken dönemde, gerçek sonuçları olan gerçek sorumluluktur: bütçesi ve konseye raporu olan bir portföy bölümü, yönetilecek bir mülk, başkanlık edilecek bir bağış komitesi. İşe yaramayan ise bir konuşmacı ve değerler hakkında bir slayt içeren yıllık buluşmadır.

Her ofisin ailenin varlıkları için bir ardıllık planı vardır ve neredeyse hiçbirinin kendisi için yoktur. Genel müdür ana kişi tarafından işe alınmıştır ve ana kişiye rapor verir; yatırım direktörü ana kişinin belirlediği portföyü yönetir; personel ana kişinin tercihlerini bilir ve bunları kimse yazmamıştır. Ana kişi gittiğinde, ikinci nesil artık orada olmayan bir kişi etrafında kurulmuş bir kurumu miras alır ve anketler bundan sonra ne olduğunu gösterir: ofis yeniden yapılandırılır, çok aileli bir ofise birleşir ya da kapanır, çoğu zaman üç yıl içinde. Hayatta kalan planlar, sonraki ana kişiyi erken belirler, ofisi, kurucuya hâlâ sorulabilirken, onun yönetmesine izin verir, genel müdürün raporlama hattını kişiden ziyade yönetime bağlar ve ofisin yönetişimini kurucunun varlığından ayırır.

Bir ofis bir hafızadır: her varlığı, her yapıyı, her kararın evrakını bilir. Ana kişinin nasıl karar verdiğini, asla ne yapmayacağını ya da şirketini satmak isteyen torununa ne söyleyeceğini bilmez. Ailenin pazartesi günü ofisten isteyeceği yargı budur ve ofisin dosyaları olacaktır. Bu, ana kişinin kendi sözleriyle, burada olduğu sırada kayda alınabilir ve zamanı geldiğinde Executor Lock™ altında eksiksiz şekilde ofise teslim edilebilir.

Singapore, Switzerland, Dubai ve birkaç US state, teşvikler, ikamet kuralları ve gizlilik açısından ofisler için rekabet eder. Bir aile ofisinin nerede kurulacağı bunları karşılaştırır.