Family office: tata kelola, kebijakan investasi, program generasi berikutnya, dan suksesi kantor itu sendiri

• Ada sekitar 8.000 single-family office di seluruh dunia, mengelola sekitar US$3 triliun, dan Deloitte memperkirakan lebih dari 10.000 pada tahun 2030; single-family office biasanya masuk akal di atas sekitar US$100 juta aset yang dapat diinvestasikan, dan multi-family office melayani keluarga mulai dari sepersepuluh jumlah itu.

• Singapura memiliki lebih dari 2.000 single-family office berdasarkan skema insentif 13O dan 13U pada akhir 2024, naik dari sekitar 400 pada 2020.

• Survei Campden Wealth menemukan bahwa kurang dari setengah family office memiliki rencana suksesi tertulis untuk kantor itu sendiri, dan bahwa sebagian besar kantor direstrukturisasi, digabung, atau ditutup dalam beberapa tahun setelah pendiri utama wafat atau pensiun.

Kantor ini mengelola urusan keluarga sebagai suatu institusi: investasi, pajak, hukum, pelaporan, filantropi, properti, staf, dan semakin banyak, tata kelola keluarga itu sendiri. Kantor ini ada karena di atas ukuran tertentu para penasihat keluarga berhenti berkoordinasi sendiri dan satu orang, biasanya principal, menjadi koordinator. Kantor ini adalah pekerjaan orang itu, yang dijadikan organisasi yang dapat bertahan melampauinya.

Single-family office melayani satu keluarga dan biayanya seperti perusahaan kecil: seorang chief executive, seorang chief investment officer, akuntan, pimpinan layanan keluarga, dan biaya operasional US$1 juta sampai US$3 juta setahun pada skala yang lebih kecil, kira-kira satu persen dari aset. Multi-family office membagi biaya di antara beberapa keluarga dan dimulai jauh lebih rendah, pada sepuluh sampai dua puluh juta aset yang dapat diinvestasikan, dengan harga kontrol yang lebih kecil dan biaya 0,5% sampai 1%. Virtual office adalah versi alih daya, seorang penasihat utama yang mengoordinasikan para spesialis, dan ini adalah tempat memulai bagi sebagian besar keluarga di bawah US$100 juta. Ujiannya bukan jumlahnya, melainkan berapa banyak keputusan per minggu yang jatuh ke principal dan berapa banyak di antaranya adalah keputusan yang sama yang sudah dibuat kantor di sebelah.

Tiga badan, dipisahkan. Family council mengelola keluarga: keanggotaan, nilai, pendidikan, filantropi, konflik. Dewan mengelola bisnis atau kantor. Kantor mengelola uang berdasarkan investment policy statement yang telah disetujui oleh council. Family constitution adalah dokumen yang menyatakan badan mana memutuskan apa, dan bagaimana konstitusi itu sendiri diubah. Keluarga tanpa dokumen ini menjalankan semuanya melalui principal, yang berfungsi selama principal itu masih ada. Writing a family constitution memiliki sepuluh klausul.

Tujuan, horizon waktu, risiko, alokasi, batasan, hak keputusan, dan bagaimana kinerja dinilai: penilaian investasi keluarga yang dituliskan agar tetap bertahan saat terjadi pergantian penasihat atau principal. Alokasi khas family office dalam UBS Global Family Office Report adalah kira-kira seperempat sampai sepertiga pada ekuitas tercatat, seperlima pada private equity dan venture, sepersepuluh sampai seperlima pada real estate, sisanya pada fixed income, hedge funds, dan kas; angka yang lebih penting adalah aturan likuiditas, berapa banyak yang harus tersedia dalam satu tahun, karena itulah aturan yang akan diuji pertama kali oleh principal berikutnya. Pernyataan ini adalah satu-satunya dokumen di sebagian besar kantor yang benar-benar tentang penilaian, dan hanya tentang penilaian atas uang.

Staf, sistem, kustodian, audit, dan para penasihat yang dikoordinasikan oleh kantor, bukan digantikan olehnya. Kantor yang dikelola dengan baik menutup biayanya dalam tiga cara: keputusan pajak dan struktur yang dibuat sekali, bukan oleh setiap penasihat secara terpisah; akses investasi dan negosiasi biaya dalam skala besar; dan waktu keluarga, yang sebenarnya merupakan sumber daya yang paling kurang dimiliki principal. Kantor yang hanya melakukan yang ketiga adalah concierge; kantor yang hanya melakukan dua yang pertama adalah asset manager; yang bertahan lama melakukan ketiganya dan menambahkan yang keempat, yaitu tata kelola.

Program pendidikan, magang di kantor, junior board, anggaran yayasan, dan rotasi melalui family council. Yang berhasil adalah tanggung jawab nyata dengan konsekuensi nyata, sejak awal: satu bagian portofolio dengan anggaran dan laporan kepada council, satu properti untuk dikelola, satu komite hibah untuk dipimpin. Yang tidak berhasil adalah retret tahunan dengan pembicara dan slide tentang nilai.

Setiap kantor memiliki rencana suksesi untuk aset keluarga dan hampir tidak ada yang memilikinya untuk dirinya sendiri. Chief executive dipekerjakan oleh principal dan melapor kepada principal; chief investment officer mengelola portofolio yang ditetapkan principal; staf mengetahui preferensi principal dan tidak ada yang menuliskannya. Ketika principal pergi, generasi kedua mewarisi institusi yang dibangun di sekitar seseorang yang tidak lagi ada, dan survei menunjukkan apa yang terjadi selanjutnya: kantor direstrukturisasi, digabungkan ke multi-family office, atau ditutup, sering kali dalam tiga tahun. Rencana yang bertahan menamai principal berikutnya lebih awal, memberi mereka kantor untuk dikelola sementara pendiri masih dapat dimintai pendapat, menempatkan jalur pelaporan chief executive ke dewan, bukan ke orang itu, dan memisahkan tata kelola kantor dari kehadiran pendiri.

Kantor adalah ingatan: ia mengetahui setiap kepemilikan, setiap struktur, setiap dokumen keputusan. Ia tidak mengetahui bagaimana principal memutuskan, apa yang tidak akan pernah dia lakukan, atau apa yang akan dia katakan kepada cucu laki-laki yang ingin menjual perusahaan. Penilaian itu adalah yang akan diminta keluarga dari kantor pada hari Senin setelahnya, dan kantor akan memiliki arsipnya. Itu dapat dicatat, dengan kata-kata principal sendiri, selagi dia masih ada, dan diserahkan kepada kantor secara utuh di bawah Executor Lock™ ketika saat yang dipilihnya tiba.

Singapura, Swiss, Dubai, dan beberapa negara bagian AS bersaing untuk kantor dengan insentif, aturan residensi, dan privasi. Tempat mendirikan family office membandingkannya.